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Der Umgang mit digitalen Dokumenten
zur Übersicht "Digitales Aktenmanagement"
letzte Änderung 23.11.2006
1. Digitale Ordnung
Eines der Probleme im Umgang mit dem Computer ist das Wiederauffinden von gespeicherten Inhalten, sobald diese ein gewisses Ausmaß erreicht haben. Es ist daher gerade beim digitalen Akt sehr wichtig, sich von Anfang an ein durchgängiges Konzept zurechtzulegen. Dieses Konzept muss sich einerseits in die bestehende EDV-Struktur der Kanzlei einfügen, andererseits die oben angeführten Regeln berücksichtigen. Natürlich ist dabei auch für entsprechende Sicherungsmaßnahmen zu sorgen, insbesondere regelmäßige Backups.
2. Tücken digitaler Schriftstücke
a) Seiteneinteilung
Der große Vorteil des pdf-Formates liegt in der exakten Beibehaltung der Seiteneinteilung, egal auf welchem PC das Dokument wiedergegeben wird. Bei Lotus Word-Pro (das derzeit noch bei Gericht übliche Dokumentformat) oder Microsoft Winword-Dokumenten kommt es aufgrund unterschiedlicher Druckereinstellungen zu Textverschiebungen, wenn diese Dokumente auf verschiedenen Computern geöffnet werden. Wenn etwa der KV an den BV eine Gleichschrift übermittelt und dieser druckt sie aus, hat er mit ziemlicher Sicherheit eine andere Seiteneinteilung. Der Effekt ist umso stärker, je länger das Dokument ist, und kann dazu führen, dass ein Papierdokument mit 60 Seiten digital nur 58 Seiten hat und umgekehrt. Dies führt auch dazu, dass das digitalisierte Papierdokument eine andere Seiteneinteilung aufweist und damit Vorhalte nicht mehr möglich sind. Das kann verhängnisvoll werden, wenn der BV das Vorbringen auf Seite 5 oben außer Streit stellt, der entsprechende Text sich aber beim KV und beim Gerichtsexemplar auf Seite 4 unten befindet.
Es ist daher unbedingt notwendig, dass jedes Dokument, das parallel in Papierform und digital verwendet werden soll, zunächst in das pdf-Format umgewandelt und erst danach ausgedruckt bzw. übermittelt wird. Das pdf-Format stellt sicher, dass die Seiteneinteilung auf jedem Computer und auf jedem Drucker gleich ist.
Beachte: Das gilt sowohl für gerichtliche Protokolle, als auch für digitale Dokumente, die zwischen Anwälten ausgetauscht werden. Wenn Sie wollen, dass der Text beim Empfänger gleich ausschaut wie bei Ihnen, müssen Sie ihn als pdf-Datei übermitteln!
b) Metainformationen
Aktuelle Textprogramme wie Winword speichern in der Datei viel mehr als nur den eingegebenen Text. Neben den Layoutinformationen findet man, etwas versteckt auch den Werdegang des Dokumentes und verschiedene Daten des Erstellercomputers. Insbesondere in der Versionsverwaltung und in den Dokumenteigenschaften können unter Umständen Daten abgelegt werden, die der Ersteller eigentlich nicht preisgeben wollte (Datum der ersten Erstellung, geänderte Textstellen, usw.). Wandelt man die Datei vor dem Versenden in das pdf-Format um, können dabei auch diese Daten entfernt werden (pdf-Einstellungen).
3. Handhabung eines digitalen Aktes
Dazu wird auf die Ausführungen im Kapitel Funktionen verwiesen