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Funktionen digitaler Dokumente

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letzte Änderung 23.11.2006

1. Gliederung mittels Lesezeichen

Urkunden bestehen häufig nicht nur aus einer Seite. Wenn es etwa darum geht, in einem längeren Protokoll den Beginn einer Zeugeneinvernahme rasch aufzufinden, hat man nichts davon, wenn man auf die erste Seite des Dokumentes verwiesen wird und sich von dort erst recht zur gesuchten Information durchklicken muss. Allerdings gibt es auch digital die Möglichkeit ein Dokument übersichtlich zu gestalten.

Mit Adobe Acrobat (Vollprogramm; mit Acrobat Reader geht das nur eingeschränkt) kann man Dokumente nachträglich mit einem Inhaltsverzeichnis versehen. Ist das Ausgangsmaterial eine Word-Datei, kann man die Lesezeichen schon dort anlegen. Mit Hilfe von Lesezeichen ist es möglich, bestimmte Stellen in umfangreichen Urkunden blitzschnell aufzurufen (funktioniert ähnlich wie Note-it-Zetteln in Papierurkunden).

2. Übersicht durch Hervorhebungen

Genauso wie man auf einem Papierdokument mit Textmarker Textstellen hervorheben kann, kann man das in Adobe mittels der Markierfunktion in unendlich vielen Farbtönen. Der Vorteil dabei ist, dass die Markierung nicht im Dokument selbst gespeichert wird, sondern in einer Art Layer, der über das Dokument gelegt wird, sodass das Dokument selbst nicht verändert wird und die Markierung jederzeit wieder änderbar oder löschbar ist.

3. Kommentierung durch Anmerkungen

Ähnlich wie man bei einem Textdokument handschriftlich Anmerkungen hinzufügen kann, kann man bei einem pdf-Dokument an jeder Stelle mit dem Notiz-Werkzeug Text hinzufügen. Auch diese Einfügung verändert nicht das Dokument selbst und lässt sich spurlos wieder beseitigen. Sie lässt sich auch platzsparend unterbringen, weil an der Stelle der Notiz nur ein frei wählbares Symbol (etwa eine Sprechblase) erscheint und erst beim Drüberfahren mit der Maus der gespeicherte Text.

4. Verknüpfung

Während die bisherigen Funktionen beim Papierdokument auch möglich sind, bietet das Verknüpfungswerkzeug von Adobe einen echten Mehrwert des digitalen Dokuments. Hier muss man unterscheiden zwischen Dokumenten, die selbst erstellt werden (Schriftsätze, Übersichten u.ä) und Dokumenten, die bereits als PDF vorliegen und nicht verändert werden dürfen.

a) Verlinkung von Textdokumenten

Textverarbeitungsprogramme wie Winword bringen bereits eine Hyperlinkfunktion mit. Damit lassen sich Links auf andere Dokumente auf dem gleichen PC oder Dokumente im Internet einfügen. Typische Anwendungen wären etwa das Verlinken einer Urkundenübersicht mit den einzelnen Urkunden oder einer Aktenübersicht mit den einzelnen Aktenteilen oder auch eines Schriftsatzes mit den zitierten Urkunden.
Das manuelle Einfügen von Links ist aber bei einer größeren Anzahl solcher Verweise sehr zeitaufwändig. Dieser Vorgang lässt sich aber mit Hilfe eines kleinen VB-Skripts (Visual Basic Programm) automatisieren. Das Programm „CreateLink“ wird als Makro in Winword eingefügt und wandelt innerhalb von Sekunden alle Urkundenbezeichnungen in einem Dokument, die mit „./“ beginnen, in Links auf diese Urkunden um (die Urkunden müssen im PDF-Format vorliegen). Das Skript sucht dabei selbstständig den Speicherort der Urkunde. Der Speicherort muss sich nur unterhalb des Dokumentverzeichnisses befinden.

Beispiel: Das Dokument mit den einzufügenden Links liegt im Verzeichnis „c:\akten\2cg105_06“. Das Skript findet sowohl Urkunden im Ordner c:\akten\\2cg105_06\urk_kl als auch im Ordner c:\akten\\2cg105_06\urk_bekl und sogar in beliebigen Unterordnern.

Wichtig ist dabei nur, dass die Schreibweise der Urkunde exakt mit dem Dateinamen der digitalen Urkunde übereinstimmt (keine Leerzeichen!). Wird das Skript über das Menü Extra - Makro - Makros in Winword gestartet, arbeitet das Skript den Text durch und ersetzt wie von Geisterhand innerhalb von Sekunden die Urkundenbezeichnungen durch die Links auf die Urkunden.

Skript zum Download

Die fertigen Word-Dateien können anschließend in PDF-Dateien umgewandelt werden; die Linkfunktion bleibt dabei bei entsprechender PDF-Einstellung („Standard“ genügt) erhalten.

b) Verknüpfung von PDF-Dokumenten

Ist das Ausgangsmaterial keine Word-Datei, sondern etwa ein Papierdokument, das gescannt und in das PDF-Format umgewandelt wurde, funktioniert das Einfügen von Hyperlinks nicht mehr. Das Programm Adobe Acrobat enthält aber eine Funktion, mit der man Textstellen in einem PDF-Dokument mit anderen Textstellen im selben Dokument oder mit anderen Dokumenten verknüpfen kann – ähnlich der Hyperlinkfunktion im WWW. Mit dem „Verknüpfen“-Werkzeug von Acrobat (Menü Werkzeuge - Erweiterte Bearbeitung) kann man etwa Textstellen mit anderen Textstellen im selben Dokument oder mit einem anderen Dokument verknüpfen. Klickt man dann auf die mit einer farblich hervorgehobenen Umrahmung gekennzeichneten Verknüpfungen, wird das verknüpfte Dokument am Bildschirm aufgerufen. Schließt man dieses, ist man wieder an der Ausgangsstelle.

Findet sich etwa im Protokoll ein Vorhalt auf die Seite 143 unten der Beilage ./aa15, öffnet sich mit einem Klick auf den Link „./aa15“ das Beilagendokument und man gelangt dort, je nachdem wie die Verknüpfung angelegt wurde, auf die erste Seite des Dokuments oder direkt auf die Zielseite. Schließt man das Beilagendokument, ist man wieder im Protokoll.

5. Textsuche

Das ständige Suchen nach bestimmten Dokumenten ist eines der Charakteristika eines Großverfahrens, weil man den Stoff nicht wie bei einem normalen Verfahren im Kopf behalten und einen bestimmten Aktenbestandteil durch Durchblättern des Aktes rasch auffinden kann. Die Vorteile der automatischen Suche können aber schon bei einem durchschnittlichen Mehrbänder zum Tragen kommen und ein Argument für die Digitalisierung des Aktes sein.
Mit dem PDF-Format „Text im Bild“ stehen die Dokumente einerseits in der Originalansicht zur Verfügung, gleichzeitig kann aber auch der Text durchsucht werden, und zwar nicht nur jedes einzelne Dokument, sondern auch dokumentübergreifend der gesamte Urkundenbestand oder Teile davon. Außerdem besitzt etwa das Vollprogramm Adobe Acrobat eine leistungsfähige Indexfunktion (ähnlich einer Datenbank), die ein schnelles Durchsuchen ermöglicht. Damit sinkt etwa der Zeitbedarf für das Durchsuchen von 400.000 Seiten mit einem durchschnittlichen PC von ca. 20 Minuten auf wenige Sekunden. Das ist sehr wichtig, weil (nicht nur) in der Verhandlung Dokumente sehr rasch aufgefunden werden müssen. Es können dazu mit der Catalog-Funktion (Menü „Erweitert“) verschiedene Indices angelegt werden (z.B. Protokolle, Schriftsätze, Urkunden Kläger, Beklagte, usw.), sodass bereits bei der Auswahl des Indexes vorselektiert und die Suche eingeschränkt werden kann, was zu konkreteren Suchergebnissen führt.

6. Vorteile des digitalen Aktes

Welch eminente Erleichterung dies für die tägliche Arbeit bedeutet, liegt auf der Hand. Anstelle einer langwierigen Suche in den Urkundenregalen oder im Urkundenkoffer erscheint das verlinkte Dokument innerhalb von Sekundenbruchteilen am Bildschirm, und zwar auch unterwegs am Notebook. Der WEB-Sparkassen-Akt mit seinen rund 450.000 Seiten hatte auf einer DVD Platz. Das Manövrieren im Akt erfolgt wie bei einer Website. Man könnte daher auch vom „Surfen im Akt „ sprechen.

Das Einfügen von Lesezeichen, Markieren und Verknüpfen ist so einfach, dass es auch von ungeübten PC-Benutzern in kurzer Zeit erlernt werden kann. Wenn es sich auch grundsätzlich empfiehlt, dass der juristische Bearbeiter selbst seine Anmerkungen einfügt, ist es durchaus auch möglich, dass die Grundbearbeitung und –gliederung von einer Hilfskraft gemacht wird.

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