Internet & Recht Home

Erstellen eines digitalen Aktes

zur Übersicht "Digitales Aktenmanagement"

letzte Änderung 14.7.2007

1. Das Einscannen

Die zu digitalisierenden Papierdokumente werden mit einem Einzugscanner gescannt und in einem Arbeitsgang als Text erfasst und abgespeichert. Das Scannen muss dabei im Texterkennungsprogramm erfolgen und nicht im Scanprogramm.
Das Scannen an sich geht mit einem guten Einzugscanner relativ schnell. Das zeitbestimmende Element ist die Übertragung auf den PC und die Texterfassung (Texterkennung), insbesondere, wenn es sich um schlecht lesbare Urkunden handelt.

Gescannt wird bei normalen Texturkunden im Schwarz-Weiß-Modus, bei schlecht lesbaren Urkunden, insbesondere bei farbigem Hintergrund oder bei schlechten Kopien besser im Graustufen-Modus. Mit diesem ist es möglich, durch entsprechende Einstellung der Bildparameter (Helligkeit, Kontrast, Gamma) die Lesbarkeit der Urkunden deutlich zu verbessern. Leider wird dadurch aber die Verarbeitungsgeschwindigkeit sehr stark verringert. Für diese Arbeiten sind daher leistungsstarke Computer notwendig (günstig sind die aktuellen Doppelkernprozessoren).
Während Scannen und Texterfassen automatisch abläuft, muss das Abspeichern jedes Dokumentes manuell erfolgen. Dabei kommt der Urkundenbezeichnung ganz wesentliche Bedeutung zu (siehe dazu gleich unten).

Im Zuge der Texterkennung markiert das Programm Wörter, die es nicht erkannt hat. Meist handelt es sich dabei um Wörter in schlechter Textqualität oder Bereiche, die mit handschriftlichen Zusätzen versehen sind, aber auch um Eigennamen usw. Ob eine manuelle Korrektur von Erkennungsfehlern sinnvoll ist, ist eine Zeit- und Kapazitätsfrage. Unter Umständen wird man Korrekturen nur dort durchzuführen, wo es besonders wichtig ist, dass Wörter für die Suche zur Verfügung stehen und nimmt in Kauf, dass nicht hundert Prozent des Textes gefunden wird; dass also der Computer beim Durchsuchen einfach die Bereiche, die er nicht lesen konnte, ausklammert. Letztlich muss man sich dabei immer bewusst sein, dass die Möglichkeiten der EDV eine Arbeitshilfe sind, aber nicht das Studium am Original ersetzen können. Problembereiche können auch jederzeit im nachhinein im Zuge der Bearbeitung mit Kommentaren versehen werden (Menü Kommentare in Acrobat) und diese Kommentare können dann auch in die Textsuche miteinbezogen werden. Auf diese Weise kann etwa auch das Datum von Urkunden erfasst werden, um später nach Datum suchen zu können.

Fotographieren statt Scannen

Nicht immer lassen sich die Vorlagen problemlos mit dem Scanner verarbeiten. Gebundene Dokumente, Übergrößen oder Dokumente, die nur an einem bestimmten Ort zur Verfügung führen zu Problemen, die alternative Methoden erfordern. Eine davon ist das Fotographieren der Vorlagen. Die Fortschritte der Digitalfotographie ermöglichen heute Aufnahmen, die qualitativ nicht hinter einem Scan zurückstehen. Dazu wurden mittlerweile technische Lösungen entwickelt, die eine einfache und bequeme Erfassung praktisch jeder Vorlage ermöglichen. Sie sind noch dazu mobil in Verbindung mit einem Notebook einsetzbar, sodass die Dokumente dort erfasst werden können, wo sie sich gerade befinden. Solche Lösungen bieten etwa:

Ein Sachverständiger, der über praktische Erfahrungen mit diesen Lösungen verfügt ist DI Mag. Dr. Kurt Höfler, Sachverständiger für Export- und Importhandel in Linz.

2. Regeln für die Dokumentenbezeichnung

Die EDV-Verträglichkeit von Dokumentenbezeichnungen erfordert die Einhaltung einiger wichtiger Regeln, die vor allem das rasche Wiederauffinden erleichtern sollen:

  1. Keine Leerzeichen in Dateinamen (Probleme mit Datenbanken)
  2. Einheitliche Klein- oder Großschreibung (Probleme mit Datenbanken)
  3. Bei Ziffern müssen so viele Nullen vorangestellt werden, wie dies der Höchstzahl von Urkunden entspricht; ist also die Gesamtzahl dreistellig, muss die Reihenfolge lauten 001, 002, 003, ....j021, j022, usw.; nur dann findet man die Dateien beim Aufruf im Explorer oder Acrobat auch in dieser Reihenfolge (sonst ist die Reihenfolge: 1, 10, 100, 101, 102, ....)
  4. Das gerichtsübliche System mit zweifach A, dreifach A usw. ist bei größeren Mengen völlig ungeeignet. Bei einem Verfahren mit einer großen Anzahl von Urkunden ist es unerlässlich, dass die Urkunden von Anfang an in Kategorien unterteilt werden, die nachträglich auch beliebig erweiterbar sind:
    ./a001 bis x Vertragsunterlagen
    ./b001 bis x Schriftverkehr
    ./c001 bis x Urkunden aus Vorverfahren
    usw.
    Es ist auch denkbar, Urkundenkategorien zu bestimmten Beweisthemen (Verjährung, Mängel, usw.) anzulegen. Bei Bedarf können die einzelnen Buchstaben noch weiter unterteilt werden (etwa j247_01 bis j247_99). Dieses System ist sehr flexibel, da nachträglich vorgelegte Urkunden immer in der Kategorie eingeordnet werden können, zu der sie gehören.
    Auf Beklagtenseite erfolgt die Unterteilung ebenfalls durch einen Unterstrich (./100_01)
  5. Treffen bei der Untergliederung Buchstaben mit Buchstaben oder Zahlen mit Zahlen zusammen, werden diese durch einen Unterstrich getrennt; also bsw ./01_112, j102_07
  6. Dokumente, die datumsmäßig geordnet werden sollen (Protokolle, Schriftsätze, usw.) sollten im Dateinamen das Datum in der Reihenfolge Jahr, Monat, Tag voran tragen und erst danach die nähere Dokumentbezeichnung (061114vortrag_rak.doc) dann werden sie im Explorer oder Dateimanager automatisch der zeitlichen Reihenfolge nach angezeigt und man findet sie schneller.

3. Nutzung von Sortierfunktionen

Ein großer Vorteil des Computers ist, dass er bestimmte Ordnungs- und Sortierungsaufgaben blitzschnell erledigen kann. Voraussetzung ist, dass bereits bei der Anlage eines Dokuments auf die beabsichtigte Verwendung Bedacht genommen wird. So sollten Übersichten immer in Tabellenform erstellt werden, wenn sie nicht überhaupt in einem speziellen Programm wie Microsoft Excel angelegt werden, was bei sehr großen Aufstellungen empfehlenswert ist. Auch hier muss auf Nummerierungen und Bezeichnungen geachtet werden; insbesondere ist es wichtig, dass das Datum in der Schreibweise Jahr - Monat - Tag eingeben wird (061114 oder 06-11-14 oder 2006-11-14). Dann lassen sich etwa Urkunden durch Markieren der Datumsspalte mit der Sortierfunktion von Winword (Menü TABELLE - Sortieren) in auf oder absteigender Reihenfolge ordnen.

4. Fertige Lösungen

Mittlerweile gibt es Verwaltungssysteme für digitale Akten als fertige Lösungen, die etwa in Verbindung mit der oben angeführten sceye-Repro-Kamera vertrieben werden:

zum Seitenanfang